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SEP EasyArchive V 1.0 in Verwendung als SEP sesam Datastore für Datensicherung digitaler Daten nach GDPdU


Beschreibung SEA (SEP EasyArchive)

Um eine unveränderbare dokumentbasierte Archivierung nach den Bestimmungen der GDPdU durchzuführen, sind spezielle technische Vorgaben zu erfüllen. Diese sind jetzt mit dem Produkt SEA (SEP EasyArchive) erfüllt und auf Microsoft NTFS-Dateisystemen als DISK WORM installierbar.

Gründe für den Einsatz einer Archivierungslösung für digitale Daten

Es handelt sich dabei um eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums, in der dieses bestimmte Rechtsnormen aus der Abgabenordnung und dem Umsatzsteuergesetz zur digitalen Aufbewahrung von Buchhaltungen, Buchungsbelegen und Rechnungen und weiteren Geschäftskritischen Daten konkretisiert.

System Voraussetzungen

  • SEP sesam Server oder RDS (Remote Device Server) ab der Version 4.2.1.x oder höher
  • Eine neu formatierte NTFS Partition
  • SEP EasyArchive ab der Version 2.2.3.x
  • Verwenden eines SEP sesam Datastore im SEP EasyArchive Modus

Lizensierung SEA

  • Lizensiert wird der verwendete Disk-Space auf dem installierten WORM-Medium. Dies erfolgt in TB Schritten und kann jederzeit erweitert werden.
Achtung!

SEP EasyArchive wird mit einer 30 Tage Demo Lizenz ausgeliefert. Nach diesen 30 Tagen sind weder Lese- noch Schreiboperationen auf das WORM-Volume möglich!

Installation der Lizenz

Die Lizenz wird separat auf dem SEA Host eingespielt. Dies erfolgt nach der Installation in der SEP EasyArchive GUI. Dazu muss diese Funktion auch in SEP sesam über das Installieren einer neuen Lizenzdatei auf dem Sesam Server freigeschaltet werden.


SEA-LIC.jpg

Installation SEA

  • Eine vollständige Installation eines SEP sesam Server wird vorausgesetzt. Dieser kann unter diesem Downloadlink heruntergeladen werden.
  • Download der des zusätzliche benötigten SEP EasyArchiveSetup_2_2_3_315.exe [1]. Sollte der SEP sesam Server eine Linux basierende Installation sein, muss ein Windows RDS (Remote Device Server) auf einem ab Windows XP SP -> W2008 R2 System installiert werden.
  • Um SEP EasyArchive zu installieren sind 100% administrative lokale Berechtigungen notwendig.
  • Starten der Installationsroutine mit ausführen des runtergeladenen SEP EasyArchiveSetup_2_2_3_315.exe Files.
  • Ausführen der Datei und den Anweisungen folgen

SEA-start1.jpg


  • Für die Installation muss der Standard-Pfad verwendet werden

SEA-start.jpg


  • Start der SEP EasyArchive GUI (Ist aktuell eine eigenständige GUI und ist nicht in der SEP sesam GUI integriert)

SEA-start2.jpg


  • Browsen aller lokalen Partitionen. Einen Rechtsklick auf die Partition ausführen die als WORM Laufwerk verwendet werden soll und öffnen der Konfiguration

SEA-config1.jpg



  • Auf den Tab "SEP EasyArchive" klicken und den WORM Mode aktivieren.


SEA-config2.jpg


  • Nach der Bestätigung mit OK wird verlangt die endgültige Aktivierung durch Eingabe des Wortes "WORM" zu bestätigen


Achtung!

Nach dieser Bestätigung ist es nicht mehr möglich den Vorgang zu unterbrechen. Die einzige Möglichkeit um den Vorgang rückgängig zu machen, ist die Partition zu löschen und neu zu formatieren!


  • Der nächste Schritt ist es auf der ausgewählten Partition ein neues Verzeichnis anlegen, dass dann für den SEP sesam SEA-Datastore verwendet werden kann.
  • Der Ordner sollte den Namen des Inhaltes und/oder der Aufbewahrungszeit haben z.B.archive10years
  • Nach dem erfolgreichen Anlegen des Beispielordners archive10years in die Eigenschaften wechseln und den Tab "SEP EasyArchive" auswählen. Hier muss die 'Single file Retention Policy' ausgewählt werden.

Die tatsächliche 'Retention-time' wird über die des im SEP sesam angelegten Medienpools gesetzt. D.h. wenn in SEP sesam die Retention-Time auf 100 Tage gesetzt ist, wird ein Saveset was auf diesen Medienpool gesichert wird für 100 Tage nicht veränderbar auf das DISK Worm geschrieben und ist erst nach diesem Zeitpunkt zum löschen oder für den „purge“ Prozess freigegeben.

WICHTIG!
  • Bei MINIMUM - und DEFAULT Retention kann jeweils ein Tag eingegeben werden. Der Wert 'MAXIMUM RETENTION' in Tagen muss einen Wert haben, der größer als die im SEP sesam Medienpool eingestellte EOL ist, damit der Sesam die Medienpool Sperrzeit automatisch bis in den SEA-Bereich an die Dateien durchreichen kann.
  • Die Option AutoCommit ist deaktiviert zu belassen.


SEA4.jpg


  • Die Konfiguration in der SEA GUI ist somit abgeschlossen und kann beliebig oft für verschiedene WORM-Ordner auf der WORM Partition mit verschiedenen Aufbewahrungszeiten wiederholt werden. Wichtig ist dabei nur die Lizenz zu beachten.

SEP sesam Konfiguration für SEA

In diesem Teil der Dokumentation wird beschrieben, wie das zuvor angelegte WORM-Volume mit dem speziell angepassten Ordner jetzt als SEA Datastore eingerichtet werden kann.

Erstellen eines neuen Datastores

Erstellen eines neuen Datastores mit dem Datastore-Typ "SEP EasyArchive"


SEA-sesamCONF1.jpg


Erklärung der einzelnen wichtigen Einstellungen:

Device Server
Das ist der Host auf dem SEA (SEP EasyArchive) installiert ist.
Max. Channels
Das hängt von der erworbenen SEP sesam Lizenz ab. Ein STD Server ist in der Lage 5 parallele backup Streams auf alle in SEP sesam konfigurierten Laufwerke zu starten. SEP sesam Advanced bis zu 25 Streams usw.
Capacity
In diesem Beispiel wird von einer 4 TB großen Storage ausgegangen, die ausschließlich für SEA verwendet wird. Die erworbene SEA Lizenz hingegen ist in der ersten Stufe hingegen nur einen (1 TB) Terabyte groß. Daher muss von der gesamt verfügbaren Kapazität = 4000 GB - 3000 GB abgezogen werden um ein überlauf der SEP sesam Savesets zu vermeiden.
High Watermark
Dieser wird auf den kleinstmöglichen Wert -3001 gesetzt, um den Speicherplatz bestmöglichst auszureizen.
Low Watermark
Durch den Wert 0 erreicht man, dass bei einem Füllstand von (im Bspl.) + 2999 GB versucht wird, alte Savesets zu löschen aufgrund der im nächsten Schritt eingestellten Retention Time nichtmehr dem Archivierungsschutz unterliegen.

Nach einem Akzeptieren mit OK besteht die Möglichkeit einen neuen Medienpool anzulegen. Diesen dann mit der gewünschten "Retention time" anlegen. Die hier eingestellte "Retention Time" wird dann auf alle folgenden Savesets angewendet.


SEA-sesamCONF2.jpg


Die Konfiguration im SEP sesam ist somit fertiggestellt. Der nächste Schritt ist, ohne spezielle Zusatzoptionen, Aufträge für die einzelnen Verzeichnisse anzulegen die zu archivierenden digitalen Inhalt beinhalten. Diese sollten dann nach internen Vorgaben in Gruppen zusammengefasst werden und mindestens einmal täglich gesichert werden. Um den WORM Speicherplatz bestmöglicht zu verwenden, bietet es sich je nach Qualität und Beschaffenheit der verwendeten DISK Storage (Sollte mindestens ein Raid-1 oder Raid-10 sein) mit einer FULL Sicherung zu beginnen und dann die Aufträge nur noch inkrementell laufen zu lassen.

Wie kann der Verlust des erstellten DISK WORM Archives vor Hardwareverlust geschützt werden?

Erste Möglichkeit

Erste und aktuell verfügbare Möglichkeit ist es, einen Archiv-Spiegel auf einem weiteren Server an einem anderen Brandschutz-, Ort- , Landesabschnitt unterzubringen und den mit der kostenlosen Replizierungsmöglichkeit zu replizieren.


SEA-rep-conf1.jpg


Für den Replikanten wird nur die SEA Installation und eine weitere SEA Lizenz benötigt. Ein installieren des SEP sesam Client ist nicht notwendig.

Zweite Möglichkeit

In einer aktuelleren Version Q4 2012 wird eine einen spezielle SEP sesam Backuptypen geben, der es ermöglicht, dass WORM-Drive als verschlüsseltes Image auf eine kostengünstige Storage wir z.B. einem LTO 5 Tape oder eine single DISK konsistent zu sichern und im Bedarfsfall, ohne den Verlust des Archivstatus wiederherzustellen.

SEP EasyArchive als Plattform für Versionierungs- und Archivierungssysteme von Drittherstellern

Nachdem die meisten Anbieter für E-Mail-Archivierungslösungen oder Dokumentenarchivierung keinerlei WORM Funktionalitäten nach den Vorgaben der GDPdU mit sich bringen, ist SEA ein ideales Produkt um als zertifizierte WORM Plattform für diese zu fungieren.

Additional information’s to SEP EasyArchive according installation/upgrade/support 3'rd party products

Remark
On Windows Vista, Windows 7 and Windows 2008 Server you need to be logged in as Administrator, just having Administrator rights or being a member of the Admin group is not sufficient. The following links describe the process of activating the administrator account on Windows VISTA:
- http://www.computerperformance.co.uk/vista/vista_administrator_activate.htm
- http://www.winvistaclub.com/t12.html
Note: SEP AG is not responsible for the contents of these links.
Upgrade
Is only supported from version 2.1.0.29 or higher. Previous versions need a special support, please contact your service provider.
MS Cluster systems
SEP EasyArchive needs to be installed on every cluster node which will have access to WORM volumes. A volume needs only to be configured as WORM on one cluster node but may be mounted on any cluster node with SEP EasyArchive installed.
Backup of the WORM volume
Will follow soon

Compatibility Tests

SEP EasyArchive was successfully tested in combination with the following 3rd party applications:

  • AntiVirus Scanner
    • Symantec AntiVirus Version 10.0
    • McAfee VirusScan Enterprise 8.7
    • TrendMicro ServerProtect 5.58
  • MS Office 2003/2007/2010: MS Office applications (for reading)
  • QuotaManagement: Windows 2003 R2 FileResource Management (Quota and FileScreening)
  • NFS protocol support: SEP EasyArchive supports Microsoft Services for Network File Systems (NFS) that is shipped in Windows 7 and Windows 2003/2008 R2.

Restrictions

  • SEP EasyArchive may not be installed on systems which have any version of TrueCrypt installed.
  • SEP EasyArchive is designed for NTFS formatted volumes on primary partitions of basic disks with MBR (master boot record) and GPT (GUID Partition Table) partitioning schema. If SEP EasyArchive is configured for a volume residing on a dynamic disk, the Enhanced Security Mode (ESM) will not be supported on that volume. When using ESM only one primary partition per basic disk is allowed.
  • SEP EasyArchive supports local disks, removable devices and removable media are not supported.
  • Shrinking an ESM protected volume is not supported.
  • Adding a mirror to an ESM protected volume is not supported.
  • Read-only volumes are not supported.
  • Files, which have Extended Attributes or non-SEP EasyArchive reparse points attached, can not be set to WORM.
  • Volumes mounted inside a worm volume are not WORM protected.
  • 3rd party replication tools were not tested with SEP EasyArchive.
  • When exporting WORM volumes for NFS access only the AUTOCOMMIT feature is supported. Committing files to WORM state is not yet supported for NFS client applications.
  • The Recycle Bin functionality can not be used on WORM volumes, since SEP EasyArchive denies the move operation to the recycle bin, when an expired WORM file is selected for deletion. Therefore, it is recommended to deactivate the Recycle Bin for the individual WORM volumes to avoid error messages.
  • Files which created before setting a volume to WORM need to be manually committed (even if autocommit is enabled).

Please note that Microsoft has redesigned the Recycle Bin behavior in Windows VISTA and Windows 2008 Server. The properties of the Recycle Bin are now tied to user profiles rather than the actual disk. Therefore each user must explicitly switch off the Recycle Bin of the corresponding WORM volumes when accessing them locally for deleting expired WORM files.

Known issues

  • The SEP EasyArchive tab shows for dynamic disks that the ESM module is not installed, even it is installed and running. When the message is displayed that the ESM is not installed, please check both, the ESM installation and if it's not a dynamic disk.

Troubleshooting

Starting a CMD for debugging purposes

Error Codes